02 de marzo de 1999

 

CIRCULAR ENVIADA A TODO EL SISTEMA FINANCIERO

 

CIRCULAR CNBS No.004/99

Estimados señores:

Nos permitimos transcribir a usted, la Resolución adoptada por la Comisión Nacional de Bancos y Seguros, que literalmente dice:

"RESOLUCIÓN No.095/23-02-99.- La Comisión Nacional Bancos y Seguros,

 

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el Artículo 13 numerales 11 y 12 de su Ley Orgánica, corresponde a la Comisión Nacional de Bancos y Seguros dictar las normas que se requieren para revisar, verificar, controlar, vigilar y fiscalizar las instituciones supervisadas, así como emitir normas generales para la presentación de cuentas a fin de que las instituciones supervisadas proporcionen al público información suficiente, veraz y oportuna sobre su situación jurídica, económica y financiera.

CONSIDERANDO:

Que las instituciones supervisadas son conscientes de los problemas que tienen que enfrentar con la llegada del año 2000, relacionados al funcionamiento adecuado de sus sistemas, procesos y tecnología.

CONSIDERANDO:

Que la Comisión mediante Circular CNBS No.031/98, instruyó a las instituciones supervisadas, la necesidad de estructurar un plan de contingencias y que es necesario que todas las entidades sigan lineamientos estándares para el monitoreo de los planes de parte de esta Comisión.

POR TANTO:

Con fundamento en lo establecido en los Artículos 4 de la Ley de Instituciones del Sistema Financiero; 13 numerales 2 y 11 de su Ley Orgánica y 48 y 52 literal k) de la Ley de Instituciones de Seguros, en sesión celebrada el 23 de febrero de 1999, resolvió establer la siguiente:

GUÍA DEL PLAN DE CONTINGENCIA DEL AÑO 2000 PARA LAS INSTITUCIONES DEL SISTEMA FINANCIERO

Objetivo de la Guía

Proporcionar a las instituciones una herramienta con los lineamientos mínimos que debe contener un Plan de Contingencias Institucional, con el propósito de brindar una orientación y un medio de estandarización para la presentación de la información requerida en Circular CNBS No.031/98 sobre la elaboración de un Plan de Contingencias.

Objetivo de un Plan de Contingencias para el Año 2000

El objetivo principal es el de garantizar la continuidad de las operaciones de la institución, permitiéndole a esta operar ante la eventual falla de sus sistemas, equipos y demás elementos o procesos sensibles a la fecha.

Los planes de contingencia deben ser formulados para responder dos tipos de fallas: predecibles (tales como reparaciones o reemplazos, los cuales se contemplan en los planes), y los imprevistos (tales como un sistema que falla a pesar de estar certificado para el año 2000).

Las características principales de un Plan de Contingencias son las siguientes:

  • Responder a las necesidades de la institución.
  • Factible, de acuerdo con los recursos financieros y humanos.
  • Documentado, debiendo existir un documento formal.
  • Legitimado, por aprobación superior.
  • Conocido, cada funcionario deberá conocer con precisión el plan.
  • Divulgado, debe abarcar todas las áreas de la institución.
  • Actualizado, debe darse retroalimentación constante de acuerdo al crecimiento y cambios de las condiciones.
  • Probado, deben efectuarse pruebas periódicas del plan para garantizar su efectividad

Identificación de los Riesgos

Un riesgo es un problema potencial, con causas y efectos. Para algunos, el riesgo es el daño que resulta si la amenaza se cumple, para otros es el grado del daño, producto de la posibilidad y extensión de las consecuencias. Por lo general, los riesgos presentan un impacto "ALTO" sobre aquellos procesos críticos de la institución.

Un proceso crítico del negocio es aquel que se considera "vital" para la continuación de la actividad del negocio. Puede estar constituido por uno o más sistemas de misión crítica, y por lo general se define según las líneas funcionales.

Para encontrar los riesgos a los que podemos estar expuestos hay algunas preguntas que es necesario plantearse:

¿Qué pasa si... ?

¿Cómo se puede solucionar con recursos internos?

Evaluar cómo se puede solucionar con recursos externos

En qué momento entra en vigor el plan de contingencia

¿Quiénes serán los responsables de ejecutar las acciones y decidir el momento de utilizar el plan definido?

Tiempo de duración del plan de contingencias, dando el plazo máximo.

Riesgo: Fallas en el suministro de energía eléctrica

Impacto 1. No se pueden operar los computadores, donde se almacena la información, generando un impacto organizacional

Impacto 2. Incapacidad de operación del sistema de aire acondicionado.

Impacto 3. Incapacidad de operar los equipos de oficina, tales como faxes, fotocopiadoras, máquinas de escribir eléctricas, sumadoras eléctricas, etc.

Impacto 4. Fallas en los sistemas de control de entradas y salidas de personal

Impacto 5. Fallas en los sistemas de seguridad, circuito cerrado, etc.

Pasos para establecer el Plan de Contingencias del Año 2000:

1.   Crear un grupo de trabajo para realizar el plan, puede ser el mismo que se encuentra integrado para el proyecto Año 2000, y que en el se encuentren representadas las distintas áreas de la organización.
2. Solicitar que cada área exponga los riesgos a los que pueden estar expuestas, evaluar la probabilidad de ocurrencia y describir los impactos que pueden presentarse, proporcionando además las acciones a realizar para su eliminación o minimización.
3. Consolidar todas las áreas, identificando los problemas que tienen una misma solución, con lo que se ahorrarían esfuerzos adicionales o repetitivos.
4. Priorizar los riesgos, tratar de cubrir aquellos que tienen un impacto alto o significativo.
5. Dentro del agrupamiento de los riesgos se deben clasificar en riesgos Internos y Externos. Internos son los generados desde el interior de la organización y que tienen impacto de adentro hacia fuera, y los Externos son los generados por instituciones, clientes o proveedores y tienen un impacto de fuera hacia adentro.
6. Ordenar y clasificar la información en el documento estandarizado que se anexa para este fin.
7. Clasificar aquellos riesgos para los cuales se necesitará ayuda externa o el proveerse de recursos adicionales tales como proveerse de plantas generadoras de energía eléctrica, puesto que se debe de planificar su contratación o compra y evitar los imprevistos de último momento en los cuales se pueden tomar las peores soluciones.

REQUERIMIENTOS DE ANEXO DEL PLAN DE CONTINGENCIAS INSTITUCIONAL PARA EL AÑO 2000

Se adjunta el formato que deberá ser utilizado, llenado y enviado obligatoriamente a esta Superintendencia dentro de los primeros 15 días calendario a partir de la finalización del segundo trimestre tal como se encuentra estipulado en Circular CNBS No.031/98.

Este formato estándar deberá contar con las firmas del Gerente General, Auditor Interno y los sellos de la institución.

Dentro del formato se han considerado los riesgos de ALTA importancia, sin embargo las instituciones deberán identificar e incluir los otros tipos de riesgos según su importancia dentro del área y la organización.

Este documento debe ser divulgado al interior de la organización, para que el personal responsable este consciente de sus obligaciones y además se le brinde el apoyo y colaboración que la ocasión requiera.

MATRIZ DE RIESGOS INTERNOS Y EXTERNOS DE UNA INSTITUCIÓN PARA EL AÑO 2000

Riesgos Operacionales - Riesgo de registrar pérdidas debido a paros en el negocio causado por fallas en los sistemas, facilidades, servicios públicos, etc.
  • Interrupciones y errores de sistemas internos.
  • Dificultad para recibir los servicios de vendedores.
  • Condiciones anormales de facilidades (administración del edificio, seguridad, etc.).
Riesgos Sistémicos Problemas del Año 2000 propios afectando a otros
  • Condiciones anormales de la red del sistema financiero.
  • Ruptura de la infraestructura de las comunicaciones.
  • Fallas de otras infraestructuras domesticas.
Riesgos del Proyecto Retrasos, incompatibilidades del proyecto año 2000
  • Demora en los reemplazos, o
  • Pruebas insuficientes dejan riesgos potenciales.
  • Incompatibilidad con las contrapartes, accidentes y falta de preparación.
Riesgos del Mercado
  • Precios cambiantes del mercado.
  • Cambios en la disponibilidad de fondos.
  • Fluctuaciones en las inversiones en activos.
  • Depreciación de los activos del portafolio.
  • Efectos en la disponibilidad de fondos del mercado.
Riesgo de Liquidez
  • Riesgo de falta o escasez de activo circulante.
  • Clientes substraen grandes cantidades de efectivo temiendo falta de preparación del año 2000 entre los bancos.
Riesgos de Crédito
  • Empeoramiento de la calidad de activos de los bancos.
  • Los clientes no cancelan los pagos en los tiempos establecidos debido a los paros causados por el año 2000.
Riesgos Legales  
  • Los contratos no cubren el riesgo del año 2000.
  • Demandas de porque el banco no desarrolló una preparación para el año 2000 y causo pérdidas a terceros.
  • Falta de certificación.
Riesgos Reputacionales
  • Riesgo de perder confianza pública en bancos y el sistema financiero.
  • Rumores de que un banco no esta certificado para el A2K, hace a los clientes cancelar cuentas/contratos.
  • Inquietud acerca de la preparación de todo el mercado.
  • Rumores.
Otros
  • Elementos desconocidos causados por el A2K
  • Creciente número de interrogantes de contrapartes.
  • Cambio en el comportamiento de los clientes.

DESCRIPCIÓN DE LAS COLUMNAS DEL FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN DEL PLAN MÍNIMO DE CONTINGENCIAS DEL AÑO 2000

Area Identificación de las áreas de la organización donde existe la probabilidad de generación de eventos críticos.
Riesgo Identificación de las fuentes de riesgo ante el cambio de milenio.
Dependencia o Proveedor Institución, departamento o proveedor asociado con el riesgo identificado.
Importancia dentro del área y la organización Es la clasificación que se le da al riesgo identificado, dependiendo del grado de importancia que posea para la institución.

Existen 3 categorías:

  1. Alta
  2. Medio
  3. Marginal
Efectos negativos en la organización Describir los eventos que podría ocasionar el mal funcionamiento de los riesgo identificados y sus repercusiones en la organización.
Detalle de acciones a tomar para eliminar el riesgo

¿Qué hacer?

Detalle de las acciones a tomar para eliminar el riesgo y continuar con el desarrollo normal de las labores.
Metodología de implementación de cada acción

¿Cómo hacerlo?

Describir el procedimiento que se realizará para llevar a cabo las acciones de eliminación del riesgo del Año 2000, de manera que quede claramente detallado al personal responsable de su ejecución.
Responsable de ejecutar el plan de contingencia Institución, departamento o personal responsable de ejecutar las acciones
Tiempo de operación utilizando el plan de contingencia Tiempo bajo el cual se puede laborar utilizando las acciones del plan de contingencias.
Atentamente,

GONZALO CS PINEDA

JUAN CARLOS PÉREZ CADALSO A.

Presidente

Comisionado Suplente y Secretario a.i.